Datensynchronisation für Lehrer/innen
Schulunterlagen immer dabei: Dropbox und Wuala im Vergleich 19.07.2011, 14:18
Unglaublich praktisch: Synchronisieren Sie Ihre heimischen Dateien mit denen auf dem Schul-PC und umgekehrt. Sie haben damit immer Zugriff auf Ihre Notenlisten, Arbeitsblätter und Notizen. Wenn Sie in der Schule eine Änderung vornehmen, wird diese automatisch nach Hause übertragen. Im Vergleich die beiden Platzhirsche "Wuala" und "Dropbox".
Grundsätzliches: Datensynchronisation zwischen Schule und Zuhause
Warum Datensynchronisation übers Internet?
Wenn Sie schulische Daten digital verwalten (Arbeitsblätter, Notenlisten, Elternbriefe usw.), stehen Sie oft vor der Situation, dass Sie in der Schule nicht die aktuellste Version vorliegen haben. Dem hilft ein Synchronisationsdienst ab:
- Sie haben am Abend ein Arbeitsblatt erstellt, gespeichert und ausgedruckt - aber es leider am Frühstückstisch liegen lassen. Wenn Sie einen Synchronisationsdienst am Start haben, müssen Sie in der Schule nur den PC hochfahren und können das Arbeitsblatt ausdrucken.
- Sie wollen in der Schule Jahresendnoten eintragen. Statt die Excel-Notenlisten mittels USB-Stick oder Papierausdruck zu transportieren, können Sie sie einfach am Schulrechner direkt abrufen.
Wuala, Dropbox ... und was noch?
Zahlreiche Dienste und Programme werben um die Gunst der Nutzer. Neben Wuala und Dropbox sind das bspw. SugarSync, iCloud oder TeamDrive. Alle haben spezifische Vor- und Nachteile. Für den Lehreralltag sind Wuala und Dropbox besonders gut geeignet, weil sie (in einer Basisversion kostenlos) für die gängigen Betriebssysteme erhältlich sind, zuverlässig arbeiten und sich unproblematisch mit mobilen Endgeräten (Smartphone, iPad usw.) nutzen lassen.
Was ist "die Cloud"?
Bei all diesen Diensten ist die ganze Zeit von der "Cloud" die Rede. Die "Cloud" bezeichnet in diesem Zusammenhang nichts weiter als Speicherplatz auf verschiedenen Servern von irgendwelchen Anbietern oder auch Privatpersonen. Da dieser Speicherplatz sich in der Regel auf verschiedene Server und/oder Standorte verteilt, wird das undefinierte Wort "Cloud" (= Wolke) verwendet.
Funktionsweise
Sie laden ein Programm kostenlos herunter und installieren es auf den Rechnern, zwischen denen Sie Ihre Daten synchronisieren möchten. Das dürfte Ihr Rechner am heimischen Arbeitsplatz sein, außerdem ein oder mehrere Rechner in der Schule, evtl. noch ein mobiles Gerät.
Nach einigen nicht besonders kompliziert vorzunehmenden Einstellungen (Tipps s.u.) werden die Daten synchronisiert; das kann bei der ersten Synchronisation je nach Internetverbindung und Datenmenge im Extremfall bis zu mehreren Stunden dauern. Sofern Sie "nur" Daten zwischen einem Heim- und einem Schulrechner synchronisieren, liegen die Daten jetzt in drei Versionen vor:
- Ihr Ordner zuhause (z.B. "/schule/");
- Ihr Ordner auf dem Schul-PC (z.B. "/synchronisation_zuhause/");
- in der "Cloud"
Bild: WIkimedia Commons (Montage)
In welcher Art die Daten "in der Cloud" liegen, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter (s.u.).
Wenn Sie nun eine Datei in einem der Verzeichnisse ändern, wird sie zuerst mit dem Vorkommen in der Cloud synchronisiert (d.h. die Datei in der Cloud wird auf den neuen Stand gebracht); sobald der noch nicht synchronisierte Rechner eine Internetverbindung hat, werden die aktuell(st)en Daten in der Cloud mit ihm synchronisiert. Somit befinden sich alle drei Vorkommen auf dem aktuellsten Stand.
Beispiel
Sie führen mit Excel eine Notenliste. Zuhause tragen Sie dem Schüler Mustermann eine mündliche 5 ein. Nachdem der Schulrechner sich synchronisieren konnte, enthält die dort gespeicherte Version auch die neue 5 für Mustermann. Nun kommt Mustermann an die Tür und gibt sein brillantes Referat ab. Sie beschließen, ihm doch eine 4 zu machen. Das erledigen Sie kurz am Schulrechner und müssen sich zuhause nicht mehr darum kümmern, da die 4 sich jetzt auch in der Notendatei zuhause befindet. Diese Aktion mit Papier und USB-Stick kostet das Dreifache der Zeit und ist um ein Vielfaches fehleranfälliger.
Dropbox
Dropbox lässt sich kostenlos für alle gängigen stationären und mobilen Systeme herunterladen (Mac, Linux, Windows, iOS (iPhone/iPad), Android, Blackberry). In der kostenlosen Basisversion erhält man 2GB Speicherplatz, was mehr als ausreichend ist, sofern keine Musik- oder Videodateien synchronisiert werden. Über Weiterempfehlungen kann man seinen kostenlosen Speicherplatz in 250MB-Schritten auf bis zu 8GB erweitern. Für 99 US-Dollar pro Jahr können 50GB erworben werden, 100GB kosten 199 US-Dollar/Jahr.
Vorteile von Dropbox
Dropbox integriert sich total in den Arbeitsplatz. Einmal installiert muss die Benutzer/in an nichts mehr denken. Die Synchronisation erfolgt völlig unauffällig im Hintergrund. Das hat auch damit zu tun, dass Dropbox einen sehr effizienten Übertragungs- und Ergänzungsmechanismus verwendet. Wird eine Änderung in einem großen Dokument vorgenommen, wird nur der geänderte Teil des Dokuments übertragen - was gerade bei langsamen Internetleitungen mit geringer Uploadrate ein Vorteil ist.
Nachteile von Dropbox
Dropbox hat Probleme mit Netzlaufwerken. Lehrer/innen benutzen für ihre Dateien in der Schule in fast allen Fällen ein Netzlaufwerk. Auch wenn Dropbox bei der Verwendung eines Synchronisationsordners auf einem Netzlaufwerk eine Fehlermeldung ausgibt und angeblich kein Zugriff möglich ist, funktioniert die Synchronisation dennoch in aller Regel unproblematisch. Allerdings kommt es selten zu Problemen (kein Sync mehr) - und die sind durch den Dropbox-Support natürlich nicht abgedeckt, da Dropbox ja theoretisch mit Netzlaufwerken gar nicht funktioniert.
Bei der Installation von Dropbox wird ein Ordner angegeben, der synchronisiert wird. Das ist nicht besonders praktisch, wenn man die zu synchronisierenden Dateien auf mehrere Verzeichnisse verteilt hat. Ebenfalls sehr unpraktisch ist diese Einschränkung, wenn man bspw. in seinem Verzeichnis "schule" alle Dateien synchronisieren möchte bis auf den Ordner "videos", weil der zu groß ist. Zwar können beim Setup mit der Option "Selektive Synchronisation" einzelne Unterverzeichnisse aus- oder abgewählt werden; insgesamt ist dieses Vorgehen jedoch recht unelegant.
Außerdem ist Dropbox in den letzten Monaten wegen Sicherheitsproblemen in die Schlagzeilen geraten. So wurde im April 2011 eine Sicherheitslücke in der Windows-Version bekannt; im Juni 2011 konnte für einen Zeitraum von vier Stunden ohne Passwort auf sämtliche Dateien aller Benutzer/innen zugegriffen werden.
Wuala
Wuala kann ebenfalls kostenlos runtergeladen und installiert werden. Wie bei Dropbox werden alle gängigen stationären und mobilen Betriebssysteme bedient. Zu Beginn erhält man 1GB Speicher, der durch Weiterempfehlung in 250MB-Schritten auf bis zu 3GB aufgestockt werden kann. Wer eine Einladung akzeptiert, erhält von Anfang an 2GB (z.B. bei Klick auf diesen Link). Mehr Speicherplatz kann ebenfalls für Geld erworben werden (10GB = 19 Euro, 25GB = 39 Euro, 50GB = 59 Euro, 100GB = 99 Euro). Originell ist auch die Möglichkeit, eigenen Festplattenplatz gegen Speicherplatz zu tauschen: Wenn der eigene Rechner mit einer gewissen Mindestgeschwindigkeit mindestens 4 Stunden täglich am Netz hängt, können eigene Festplattenkapazitäten zur Verfügung gestellt werden; je nach täglicher Online-Zeit erhält man zusätzlichen Speicherplatz (mehr).
Vorteile von Wuala
Der größte Vorteil von Wuala gegenüber Dropbox besteht darin, dass die Dateien VOR dem Upload verschlüsselt werden ("Ihr Passwort verlässt Ihren Rechner nie."). Damit hat wirklich niemand Zugriff auf die Daten außer die jeweilige Benutzer/in. Die Daten liegen unlesbar und fragmentiert an vielen verschiedenen Orten (u.a. auch bei anderen Benutzer/innen, die lokalen Festplattenplatz gegen Online-Speicher getauscht haben). "Unsere Technologie wurde an der ETH Zürich (Eidgenössische Technische Hochschule) erfunden und entwickelt." (Wuala: Sicherheit).
Gerade in Schulen ist seit 2010 eine Menge Datenschutzstress angesagt; in Baden-Württemberg müssen Lehrer/innen von der Schulleitung eine schriftliche Genehmigung für die Verwaltung schülerbezogener Daten auf digitalen Geräten einholen (sofern das der Schulleitung nicht zu blöd ist). Wuala ist aus datenschutzrechtlicher Sicht vollkommen unbedenklich; bei Dropbox dagegen liegen die Daten u.a. auf US-amerikanischen Servern (Amazon S3), was dem Datenschutzbeauftragten Ihres Kultusministeriums Tränen in die Augen treiben dürfte.
Mit Wuala können beliebig viele Ordner an unterschiedlichen Orten verwaltet bzw. angelegt oder synchronisiert werden. Das funktioniert einwandfrei und erlaubt auch die Synchronisation nur eines Teils der eigenen Dateien.
Der direkte Zugriff auf den Online-Speicher erfolgt als eingebundenes Netzlaufwerk sehr geschmeidig, während man sich bei Dropbox einloggen und durch eine Weboberfläche wühlen muss.
Nachteile von Wuala
Das Konzept von Wuala ist nicht besonders kompliziert, aber für Einsteiger/innen wahrscheinlich etwas aufwändiger zu verstehen als das Dropbox-Konzept. Während die Installation und Einrichtung bei Dropbox völlig unkompliziert verläuft, sind bei Wuala einige zusätzliche Einstellungen zu treffen. Schon der Unterschied zwischen "Synchronisation" und "Backup" ist Wuala einige Support-Beiträge wert.
Auch bietet Wuala die oben genannte Möglichkeit, den Online-Speicherplatz als Volume zu aktivieren (wie einen USB-Stick o.ä.). Dies ist zwar komfortabel, führt jedoch auch bei kompetenteren Personen zu großer Verwirrung: Wo speichere ich meine Daten hin? In vielen Besprechungen von Wuala ist zu lesen, dass man die Dateien von diesem Volume öffnen soll und sie dorthin speichert, was eine umständliche und langsame Vorgehensweise ist, da beim Öffnen eines jeden Dokuments das Dokument erst heruntergeladen werden muss (s.u.).
Der zusätzlich erworbene Speicherplatz (z.B. durch Weiterempfehlung) ist nur für ein Jahr gültig. Das ist dann doch ein bisschen kleinlich.
Fazit: Wuala oder Dropbx?
Beide Dienste funktionieren sehr gut und sind für die Praxis tauglich. Dropbox ist stärker in das Betriebssystem integriert und wesentlich unauffälliger als Wuala. Allerdings hat Dropbox für die Verwendung im Lehreralltag zwei zentrale Nachteile:
- Das Problem mit dem Netzlaufwerk ist ein zentrales Knockout-Kriterium für Dropbox, da Lehrer/innen ihre Daten im Schulnetz in aller Regel auf einem Netzlaufwerk speichern. Diesbezüglich macht Wuala keine Probleme.
- Beide Dienste arbeiten mit starken Verschlüsselungsmechanismen. Dennoch gewinnt auch hier Wuala, da die Daten außerhalb der synchronisierten Rechner ohne Passwort unmöglich zu rekonstruieren sind. Dropbox ist wegen Sicherheitsproblemen bereits mehrfach in die Schlagzeilen geraten.
Für die Verwendung im Schulalltag ist damit Wuala deutlich die erste Wahl. Deshalb noch einige
Hinweise zur Verwendung von Wuala
- Arbeiten Sie mit der Funktion "Synchronisation", um Ihren kognitiven Aufwand zu minimieren (Wann ist mein Rechner am Netz? Wann wurde das letzte Backup gemacht?).
- Richten Sie sich jeweils einen lokalen Synchronisationsordner ein, z.B. in der Schule auf netzlaufwerk/meinname/wuala und arbeiten Sie ausschließlich mit diesem. Wuala übernimmt den Rest. Manchmal dauert es ein paar Minütchen, bis Wuala die Synchronisation ausführt.
- Versuchen Sie niemals, von zwei verschiedenen Rechnern aus den gleichen Synchronisationsordner zu bedienen (z.B. von zwei Schulrechnern Ihr Netzlaufwerk im Schulnetz).
